Datenschutz

Verantwortlicher

Thomas Otto Immobilien Service GmbH
Ahornweg 75, 99867 Gotha
to@ottogruppe.de

Serverstandort und Hosting

Die Anwendung und die zugehörige Datenbank werden auf Servern der STRATO GmbH, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, betrieben. Die Server stehen in Deutschland; eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Mit der STRATO GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden für den Betrieb der Server.

Verarbeitete Daten

• Nutzerdaten der Mitarbeitenden: Name, Anrede, dienstliche Telefon- und Faxnummer, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, Anmeldedaten, Unterschriftsbild.
• Kunden- und Kontaktdaten: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Funktion, Notizen sowie der Verlauf der Geschäftsbeziehung (Newsfeed/Historie).
• Vorgangsdaten: Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, Positionen, Preise, Erscheinungstermine und daraus erzeugte Dokumente.
• Protokolldaten: technisch notwendige Server- und Anwendungsprotokolle.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Anbahnung und Abwicklung von Anzeigengeschäften mit Kunden und Interessenten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Pflege von Geschäftsbeziehungen).
• Anmeldung und Rechteverwaltung der Mitarbeitenden: § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beschäftigungsverhältnis).
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 147 AO, 257 HGB.
• Sicherheit und Betrieb der Anwendung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger und Weitergabe

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa an Druckereien zur Auftragsabwicklung, an Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung oder an Behörden. Auftragsverarbeiter wie der Hostinganbieter sind nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Innerhalb des Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Der Zugriff wird über persönliche Anmeldungen und Rollen gesteuert.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Für Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren.

Cookies und Nachverfolgung

Die Anwendung setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie, das die Sitzung des angemeldeten Nutzers erkennt. Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Fremd-Cookies eingesetzt, kein Tracking betrieben und keine externen Inhalte Dritter nachgeladen. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDG ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDG).

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an to@ottogruppe.de. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, für Thüringen beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.

Pflichten der Nutzenden

Die in dieser Anwendung gespeicherten Daten sind vertraulich zu behandeln. Es ist untersagt, Auszüge, Ausdrucke, Bildschirmfotos, Exporte oder Kopien an Personen weiterzugeben, die keine Berechtigung besitzen. Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Nach der Nutzung ist die Anwendung abzumelden. Einzelheiten regelt das Impressum.

Datensicherheit und Haftung

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO getroffen. Eine absolute Sicherheit der Datenübertragung im Internet kann jedoch nicht gewährleistet werden. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr; für Datenverluste wird nach Maßgabe des Impressums keine Haftung übernommen.